Nous recherchons un(e) Office Assistant (F/H) pour aider à l’organisation et à la gestion des opérations administratives quotidiennes de l’entreprise et assurer le bon fonctionnement du bureau.

Principales missions :

• Gérer l'accueil : accueillir les clients et visiteurs
• Réceptionner les appels entrants et autres communications
• Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux
• Aider à l'organisation et à l'entretien des espaces communs du bureau
• Gérer les stocks et les approvisionnements des consommables (achat et suivi)
• Gérer les moyens généraux : gestion et coordination des prestataires externes (assurances, flotte automobile, bailleur, syndic, consommables, entretien des locaux...) et suivi budgétaire ;
• Réceptionner et distribuer le courrier et les livraisons quotidiennes
• Planifier les rendez-vous et les réunions. Mettre à jour les calendriers.
• Veiller à ce que la zone de réception, les salles de conférence et toutes les zones communes soient propres et présentables, avec tous les articles de papeterie et équipements nécessaires.
• Assurer une coordination étroite avec les fournisseurs et les prestataires de services externes.
• Aider à l'organisation des événements de l'entreprise en collaboration avec le service marketing (réunions clients, fêtes de fin d'année, événements ponctuels, etc.).
• Aider les managers dans leurs tâches quotidiennes
• En lien avec la DRH, s’assurer, en lien avec la DRH, du respect des mesures de sécurité par les salariés. Participer au processus d'intégration des nouveaux collaborateurs. Assurer et optimiser l'onboarding et l'offboarding des collaborateurs (bureau, matériel, accès…)
• Organiser le tri et l’archivage de documents

Compétences attendues : 

• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans sur des fonctions similaires dans un environnement exigeant ;
• Capacité à gérer les priorités ;
• Sens du service, ouverture d’esprit et bon sens relationnel ;
• Goût du travail en équipe et capacité d’adaptation.
• Organisation, rigueur et respect de la confidentialité sont impératifs ;
• Autonomie dans la gestion de la charge de travail ;
• Bon niveau d’anglais et de français à l’oral comme à l’écrit et maîtrise avancée des outils bureautiques de la suite Microsoft Office et utilisation d’outils dédiés (outils de gestion).

• Contrat 35 heures 
• Télétravail pas possible (présence sur site indispensable 5 jours/semaines).
• Pas de déplacement à prévoir.
• Horaires de travail : 9 h à 17h avec une heure de pause déjeuner

Qui sommes nous : 

SOFYNE Active Technology, société de conseil informatique qui intègre et déploie des solutions MES, LES et PLM depuis 2005.

Nous accompagnons et conseillons plus de 30 grands comptes industriels dans leurs projets d'innovation et de transformation digitale 4.0

Avec des bureaux à Londres, Paris, Lyon, Genève, Cracovie et Porto, nous couvrons les besoins d'audit, d'intégration, d'évolution, de maintenance applicative, de support et de conduite du changement de nos clients.

Notre approche s'articule autour du cadre et des capacités d'une grande entreprise avec le cœur et l'âme d'une petite entreprise, favorisant des services de haute qualité et de performance, un développement agile et une valeur ajoutée pour nos clients, dans les secteurs de l'automobile, de l'énergie, de l'aérospatiale et de la défense, des produits de consommation et du luxe.

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